Document management
Elke bedrijf heeft te maken met een groter groeiende hoeveelheid documenten in de vorm van contracten, offertes, handleidingen, CV’s, emails, brieven, etc. Veel van de kennis van bedrijven wordt geborgd in deze documenten. Tot een jaar of twintig geleden werden grote archieven aangelegd om de nog 100% papieren documenten netjes te archiveren om zodoende het terugvinden mogelijk te maken. Dit werd veelal gedaan door centrale afdelingen die zich puur en alleen met deze nobele taak bezighielden.
Met de komst van computers en digitale documenten is deze archieftaak gedeeltelijk bij eindgebruikers en gedeeltelijk bij geautomatiseerde processen komen te liggen. Veel documenten bestaan in de vorm van bestanden in ‘file shares’ en emails. Document management systemenen kwamen in opkomst om orde in de chaos te scheppen, maar vaak is er weinig of geen aandacht besteed aan het juist inrichten van dit soort omgevingen; hierdoor zijn vaak onbeheersbare archieven ontstaan.
Bij het juist implementeren van een document management systeem als SharePoint, zijn de volgende zaken cruciaal:
- Discoverability – Hoe zijn de documenten vindbaar; het juist toepassen van meta data
- Archivering – Als een document bijvoorbeeld langer dan een jaar niet geraadpleegd is, mag het gerust gearchiveerd worden naar “cold storage”
- Vernietiging – Na 10 jaar bewaren mogen sommige typen documenten automatisch vernietigd worden
- Migratie - Hoe kan bestaande content gemigreerd worden naar SharePoint zonder “van troep naar troep” te gaan
- Governance – Hoe wordt geborgd wie, wat, wanneer en waarom mag of heeft gedaan
- Digitaliseren papierstroom – Hoe kan de papierstroom optimaal gedigitaliseerd worden met behoud van bovenstaande aandachtpunten
De consultants van motion10 hebben jarenlange ervaring met dit soort vraagstukken en motion10 heeft een reeks van best practices samengebonden tot een standaard “document management aanpak” waar klanten snel profijt van zullen hebben.
